دليل شامل للمهندسين – كيف تخطط و تتحكم بالمشروع بنجاح خطوة بخطوة
دليل شامل للمهندسين – كيف تخطط و تتحكم بالمشروع بنجاح خطوة بخطوة
من المستندات الأساسية إلى المراقبة والتقارير: كل ما تحتاجه لإدارة مشروعك بفعالية.
متطلبات إعداد مشروع على برنامج بريمافيرا
لإعداد مشروع بنجاح على برنامج بريمافيرا (Primavera)، يتطلب الأمر توفر مجموعة من المستندات الأساسية، بالإضافة إلى فهم عميق لعمليات التخطيط والمراقبة. هذه المستندات والمعلومات هي حجر الزاوية لإنشاء جدول زمني دقيق وفعال، يضمن سير العمل بسلاسة ويحقق أهداف المشروع.
في هذا الدليل، سنستعرض المستندات المطلوبة، النقاط الرئيسية التي يبحث عنها مهندس التخطيط، معايير مراجعة الجدول الزمني، أنواع التقارير، وأهم المفاهيم في إدارة المشاريع باستخدام بريمافيرا.
المستندات الأساسية لإعداد المشروع في بريمافيرا
للبدء في إعداد مشروع على برنامج بريمافيرا، يجب توفير المستندات التالية:
أولاً: مستندات العقد
- الشروط العامة (General Conditions)
- الشروط الخاصة (Particular Conditions)
- نماذج اتفاقية العقد (Contract Agreement Form)
- قوائم الكميات (BOQ – Bill of Quantities)
- الرسومات (Drawings)
- قائمة الموردين (Vendor List)
ثانياً: المستندات الداخلية للشركة
- معدلات أداء الشركة (Productivity Rates)
- أعداد الأطقم والمُعدات ومقاولي الباطن (Number of Crew, Machines, Subcontractors)
ثالثاً: شروط وضوابط تقديم الجدول الزمني
- طريقة التقديم والمحتويات (مثل: Plan with Plan, Completely TS, CP, Cost Loading, Project Calendars, Engineering Schedule)
ماذا يبحث مهندس التخطيط في مستندات العقد؟
عند مراجعة مستندات العقد، يركز مهندس التخطيط على النقاط التالية لضمان إعداد جدول زمني شامل ودقيق:
- التواريخ التعاقدية (Contractual Milestones): تحديد جميع التواريخ الرئيسية الملزمة في العقد.
- أولوية المستندات بالمشروع: فهم التسلسل الهرمي للمستندات في حال وجود تعارض.
- طريقة تقديم الجدول الزمني وجدول القوى العاملة: معرفة التنسيقات والمواعيد المسموح بها للتقديمات.
- قائمة الكميات (BOQ) وتفاصيل البنود: تحليل دقيق للكميات وتحديد البنود ذات المهل الزمنية الطويلة (Long Lead Items) التي تتطلب طلباً مبكراً.
- مراجعة تفاصيل الرسومات: فهم دقيق لتفاصيل المشروع (عدد الوحدات، الأدوار، المباني التكميلية، إلخ) لتحديد نطاق العمل بدقة.
نقاط مراجعة الجدول الزمني للمشروع
تعتبر مراجعة الجدول الزمني عملية حاسمة لضمان جودته وفعاليته. إليك أهم النقاط التي يجب التحقق منها:
التواريخ التعاقدية
التأكد من مطابقة مواعيد البداية والنهاية التعاقدية للمشروع، وكذلك تواريخ التسليمات الداخلية للمراحل (Contractual Milestones).
تكاليف وكميات البنود
مراجعة تكاليف البنود ومقارنتها بالتكاليف المحملة بالجدول الزمني (Items Cost)، ومراجعة كميات البنود ومقارنتها بمقايسة الأعمال.
ربط الأعمال والعلاقات
التأكد من ربط الأعمال بشكل مناسب وأصول التنفيذ، بما يتماشى مع بنود العقد. مراجعة العلاقات (Relations) ومحاولة تجنب أي سماحيات بالسالب (Negative Lag or Leads).
حسابات المدد الزمنية
مراجعة حسابات المدد الزمنية للأنشطة مع معدلات الأداء وأعداد الأطقم، لتجنب أي تأخيرات محتملة بالمشروع (Original Duration Identifications). يفضل ألا تتعدى المدد الزمنية للأنشطة 30 يوماً، وفي حال وجود ذلك، يتم تحليل البند وتفسير المدة.
الأنشطة الحرجة
لا توجد نسبة مئوية ثابتة للأنشطة الحرجة بالمشروع، حيث تختلف من مشروع لآخر طبقاً لنوع المشروع وبنوده المطلوب تنفيذها. نوع الأنشطة هو ما يحدد عدد الأنشطة الحرجة ونسبتها.
التدفقات المالية
يجب أن تكون التدفقات المالية للمشروع بالبرنامج متماشية مع الوقت، بحيث يصبح الشكل توزيعاً طبيعياً (Normal Distribution Shape) أو شكل الجرس (Bell Shape).
تقويمات المشروع
التأكد من عدد ساعات ومواعيد ونتائج العمل للمشروع، مع مراعاة عمل تقويم منفصل لأعمال التوريدات (Procurement Calendar).
أنواع التقارير المطلوبة كمهندس إدارة ومتابعة مشاريع
كجزء من قسم إدارة المشاريع والمتابعة، يتطلب منك تقديم أنواع مختلفة من التقارير لضمان الشفافية والمراقبة الفعالة:
تقارير أسبوعية
- ما تم تنفيذه فعلياً من أعمال.
- قيمة مستخلصات الأعمال المنفذة (EV) ومقارنتها بمستخلصات المقاولين (Invoices Tracking).
- تحديد الأعمال المتأخرة عن المخطط لها مسبقاً.
تقارير نصف شهرية
- الموقف التنفيذي الخاص بكل المشروعات وتحديد (BL Start, Finish) ومقارنتها بـ (Expected).
- تحديد النسب المئوية لما تم تنفيذه وما كان مخططاً أن ينفذ.
- إرسال قائمة بالمهام العاجلة والمؤثرة على المشروع ومهام الشهر المتبقية.
تقارير شهرية
- تقارير المالك والاستشاري (تختلف أشكالها حسب الجهة المالكة).
- تقارير الموقع والمخازن وتحديد المشتريات (Procurement) والمتبقي (Remaining).
- تقارير التدفقات النقدية للإدارات العليا وكذلك للبنوك (Cash Flow Reports).
عدد ونسبة الأنشطة الحرجة في الجدول الزمني للمشروع
لا توجد نسبة ثابتة للأنشطة الحرجة في الجدول الزمني للمشروع. تعتمد هذه النسبة بشكل كبير على نوع المشروع وطبيعة الأنشطة التي يتضمنها:
تحديد الأنشطة الحرجة
في حالة المشروعات الخرسانية، قد تكون نسبة 100% من الأنشطة حرجة. بينما في المشروعات التي تتضمن أعمال تشطيبات، تقل نسبة وعدد الأنشطة الحرجة. إذن، نوع الأنشطة بالمشروع هو ما يحدد عدد الأنشطة الحرجة ونسبتها.
التعاون بين الأقسام في مرحلة ما قبل بدء المشروع
يتطلب نجاح المشروع تعاوناً وثيقاً بين مختلف الأقسام في مرحلة ما قبل بدء المشروع:
مهندس التخطيط (Planning)
يقوم بإعداد الخطة المبدئية اللازمة للمشروع.
قسم المناقصات (Tendering)
يوضح أهم شروط الخطة الزمنية اللازمة، ومراحل المشروع، ونقاطه التعاقدية الهامة.
مهندسو التكاليف (Cost)
يحددون العلاقة بين الوقت المخطط للتنفيذ والتكلفة المخططة، ويسعون لتقليل التكلفة في حال إمكانية تقليل الوقت اللازم للتسليم وتخفيض التكلفة غير المباشرة (Indirect Cost).
مهندسو المكتب الفني (Technical Office)
يوضحون إمكانية تنفيذ الرسومات المطلوبة والاعتمادات في المدد التعاقدية، ويقارنون تأثير ذلك مع قسم التخطيط على الخطة الإجمالية للمشروع وتسليم الأعمال.
مهندسو الموقع (مدخلات التخطيط)
يقوم مهندسو التخطيط بتوضيح أهم نقاط التنفيذ لمهندسي المشروع، وتحديد عناصر المهل الزمنية الطويلة (Long Lead Items) لضرورة الاتفاق عليها مسبقاً. كما يتم تحديد عدد الأطقم المنفذة المتاحة أو غير المتاحة في مراحل المشروع المختلفة لتجنب التأخر أو فرض غرامات تأخير.
التقرير السردي (Narrative Report): محتوياته وأهميته
التقرير السردي هو مستند يتم تقديمه في بداية المشروع، ويحتوي على وصف شامل وتفصيلي للمشروع. أبرز محتوياته تشمل:
محتويات التقرير السردي
- المساحة الإجمالية للمشروع، عدد الوحدات والأدوار، ونوع الأعمال.
- أهم الفقرات والتواريخ التعاقدية.
- نتائج المشروع، عدد ساعات العمل، أيام العمل، والإجازات.
- تحديد تخطيط الموقع (Layout) موضحاً عليه أماكن النقل والتخزين، طرق الدخول والخروج، وترتيب أولويات التنفيذ.
- معدلات الأداء المستخدمة في حسابات خطط المشروع.
- خطة الموارد وأعدادها للأعمال المختلفة.
- خطة التدفقات النقدية لكامل المشروع، وتوضيح منحنى S-Curve للأعمال وأهم المراحل.
- الجدول الزمني للمشروع.
- نسب الأعمال من القيمة الكلية للمشروع.
- تحديد أهم الرسومات المطلوبة (Drawing List) والعينات المطلوبة (Material List).
- تحديد العناصر غير المتاحة محلياً ومواعيد وطرق توريدها بالمشروع.
- تحديد العناصر العاملة بالمشروع من مهندسين وطاقم للإشراف.
القيود في برنامج بريمافيرا (Constraints)
القيود (Constraints) في برنامج بريمافيرا هي إلزاميات يتم وضعها على عدد معين من الأنشطة لأسباب محددة، مثل تثبيت وقت معين للتسليم أو التوريد، أو تأجيل بعض الأعمال لوقت معين، أو التخلص من الفجوات (Lag).
أنواع القيود الشائعة:
أنواع القيود
- Start On (البدء في)
- Start On or After (البدء في أو بعد)
- Finish On (الانتهاء في)
- Finish On or Before (الانتهاء في أو قبل)
- Mandatory Start (بدء إلزامي)
- Mandatory Finish (انتهاء إلزامي)
- As Late As Possible (في أقصى وقت ممكن)
أهم الأعمدة للمراقبة الزمنية والتكلفة في بريمافيرا
كمهندس مراقبة للوقت أو التكلفة على برنامج بريمافيرا، تحتاج إلى إظهار أعمدة محددة لضمان المراقبة الفعالة:
للمراقبة الزمنية
- Schedule Complete % (نسبة الإنجاز الزمني)
- Performance Complete % (نسبة الإنجاز الفعلي)
- Start (تاريخ البدء الفعلي)
- Finish (تاريخ الانتهاء الفعلي)
- BL Project Start (تاريخ بدء المشروع في المخطط الأساسي)
- BL Project Finish (تاريخ انتهاء المشروع في المخطط الأساسي)
- Schedule Performance Index % (مؤشر أداء الجدول الزمني)
لمراقبة التكلفة
- Schedule Complete % (نسبة الإنجاز الزمني)
- Performance Complete % (نسبة الإنجاز الفعلي)
- Budgeted Cost (التكلفة المخططة)
- EV Cost (التكلفة المكتسبة)
- Actual Cost (التكلفة الفعلية)
- Cost Performance Index % (مؤشر أداء التكلفة)
أنواع الجداول الزمنية
توجد عدة أنواع من الجداول الزمنية المستخدمة في إدارة المشاريع، لكل منها غرض محدد:
جدول المناقصة (Tender Schedule)
الجدول الزمني الأساسي (Baseline Schedule)
جدول المعالجة (Recovery Schedule)
الجدول الزمني المعدل (Revised Schedule)
الفرق بين الجداول الزمنية وخطة المعالجة
فهم الفروقات بين أنواع الجداول الزمنية وكيفية إعداد خطة المعالجة أمر حيوي لإدارة المشاريع بفعالية:
أولاً: الفرق بين الأنواع السابقة:
- الجدول الزمني الأساسي (Baseline Plan): هي خطة المشروع المبدئية المتفق عليها والموافق عليها من جميع الأطراف في مرحلة التخطيط. يتم العمل على أساسها في مرحلة التنفيذ والمتابعة والتسليم، وهي خطة للوقت والتكلفة أيضاً.
- خطة معالجة المشروع (Recovery Plan): أثناء تنفيذ المشروع ومتابعته، قد تحدث العديد من التأخيرات. يتم معالجتها ومحاولة الوصول إلى التواريخ المتفق عليها في البداية.
- الجدول الزمني المعدل (Revised Plan): هي خطة يتم عملها نتيجة إضافة بعض الأعمال الجديدة للمشروع والاتفاق على تواريخ جديدة مختلفة.
ثانياً: كيف يمكن عمل خطة المعالجة (Recovery Plan):
- يمكن عمل خطة المعالجة للمشروع في حالة وجود تأخيرات عن طريق زيادة بعض موارد المشروع، وزيادة معدلات الأداء، أو محاولة إعادة تخطيط بعض الأعمال وتنفيذها بالتوازي (Leveling, Crashing).
- استخدام بعض المواد التي تعجل من أداء بعض المواد الأخرى، مثل معجلات الشك للخرسانة في بعض الحالات.
أهمية إضافة الفترات الزمنية (Time Periods) في بريمافيرا
تعتبر إضافة الفترات الزمنية (Time Periods) في تقويم المشروع ببرنامج بريمافيرا خطوة أساسية لضمان دقة الحسابات الزمنية:
فهم البرنامج لساعات العمل
عن طريق إضافة الفترات الزمنية في تقويم المشروع، يمكن للبرنامج فهم عدد ساعات العمل في اليوم، الأسبوع، الشهر، إلخ. وبناءً عليه، تكون الحسابات الكلية لوقت المشروع منطقية وصحيحة. كما يجب أن تتغير حسابات المدة الأصلية (Original Duration – OD) للأنشطة في حالة تعديل الفترات الزمنية بعد إضافة الأنشطة. هذه خطوة يجب إجراؤها أثناء إعداد التقويم للمشروع وقبل إضافة أنشطة المشروع.
طرق حساب المدد الزمنية للأنشطة
توجد عدة طرق لحساب المدد الزمنية للأنشطة بدقة:
طريقة معدلات الأداء (Productivity Rates)
طريقة المدة المثالية (Optimum Duration)
طريقة PERT
مثال تطبيقي: لديك 1000 تكييف مطلوب تركيبها في أحد المشاريع، ويتم تركيب 10 تكييفات في اليوم. عدد الأيام المطلوبة لتركيب وحدات التكييف كاملة سيكون أقل من 100 يوم في حالة وجود طاقم عمل واحد فقط. علل؟
التفسير: منحنى التعلم (Learning Curve)
من المعروف أن عدد الأيام لأي بند = الكمية الكلية / (معدل الأداء للطاقم * عدد الأطقم). في هذه الحالة: 1000 / (10 * 1) = 100 يوم. ولكن عند تطبيق هذا القانون، نكون قد أهملنا “منحنى التعلم” (Learning Curve) لأطقم العمل، والناتج عن تكرار نفس العملية في نفس الظروف تقريباً. لذا، فإن عدد الأيام، استناداً إلى هذه القاعدة، سيكون أقل من 100 يوم بسبب زيادة الكفاءة مع التكرار.
الفجوة المالية (Funding Gap)
الفجوة المالية، أو ما يطلق عليها (Funding Gap)، هي نقطة أو مرحلة في المشروع نجد عندها أن التدفقات النقدية الداخلة (Cash In) أقل من التدفقات النقدية الخارجة (Cash Out). يؤدي هذا الوضع إلى تعثر الشركة والمنفذ في تنفيذ العديد من البنود المتبقية، وظهورها يعبر عن سوء تخطيط للتكلفة والأنشطة والبنود المطلوب تنفيذها في وقت معين.
كيف يتم تحديد الفجوة المالية تقريباً؟
يتم تحديدها عن طريق متابعة مناطق التكلفة العالية (High Cost) الموجودة في منحنى التدفق النقدي بالمشروع، ومقارنتها بما هو متاح للشركة من تدفقات أو قروض يمكن الحصول عليها من البنك.
العطاء غير المتوازن (Unbalanced Bid) وكيفية اكتشافه
العطاء غير المتوازن، كما يوحي اسمه، هو عطاء يتسم بعدم الاتزان في توزيع تكاليف بنود المشروع. نجد فيه بنوداً بأسعار مبالغ فيها بشكل كبير، وبنوداً أخرى بأسعار منخفضة بشكل لافت.
أنواع العطاءات غير المتوازنة
قد يحدث ذلك عمداً كـ “ألاعيب” من بعض المنفذين للحصول على تكاليف معينة في أوقات محددة (مثل: Front Load أو Back Loaded، حيث يتم تحميل كبير للتكاليف في منطقة البداية أو النهاية من المشروع). وقد يحدث بشكل غير مقصود، مما يؤدي إلى رفض العطاء أو حدوث فجوات مالية غير مقصودة.
مؤشرات الأداء: تضارب قيمة Total Float مع SPI
في حالة وجود قيمة Total Float (TF) سالبة لمشروع ما، بينما قيمة مؤشر أداء الجدول الزمني (SPI) أكبر من الواحد، هل المشروع متأخر أم لا؟ وما سبب هذا التضارب؟
التفسير
نعم، المشروع متأخر. السبب هو أن قياسات Total Float للمشروع الكلي، في حالة ظهورها بقيم سالبة، فمن المؤكد أن المسارات الحرجة قد تجاوزت نقاط النهاية المخطط لها.
بينما قيمة SPI (التي تساوي EV / PV) تعبر عن قياس نسبة إنجاز الوقت، وليس بالضرورة أن تعبر عن أداء المشروع الكلي. فقد يؤدي إنهاء نشاط غير حرج بتكلفة كبيرة إلى تأثير إيجابي على قيمة SPI للمشروع ككل، بينما المشروع في الواقع متأخر نتيجة لقيمة Total Float السالبة للمسار الحرج.
معادلات حساب القيمة المكتسبة (Earned Value Equations)
تعتبر هذه المعادلات أساسية في نظام إدارة القيمة المكتسبة (EVM) لتقييم أداء المشروع:
مؤشر أداء الجدول الزمني (SPI) وانحراف الجدول الزمني (SV)
SPI = EV / PV
SV = EV – PV
مؤشر أداء التكلفة (CPI) وانحراف التكلفة (CV)
CPI = EV / AC
CV = EV – AC
تقدير عند الانتهاء (EAC) وتقدير لإكمال (ETC)
EAC = AC + (BAC – EV)
EAC = BAC / CPI
EAC = AC + (BAC – EV) / (CPI * SPI)
ETC = EAC – EV
ETC = EAC – AC
المطالبات (Claims): التعريف والأنواع
كلمة “Claim” تعني حرفياً “مطالبة”. في سياق إدارة المشاريع، تعني تقدم أحد أطراف المشروع (غالباً المقاول) بطلب أحقية في وقت إضافي للمشروع أو تكلفة إضافية أو كليهما، وذلك استناداً إلى العقد، فقراته، مستنداته، والجدول الزمني.
أنواع المطالبات:
أنواع المطالبات الشائعة
- Impact As Planned
- Time Impact Analysis
- Windows Analysis
- Slices Analysis
يتم استخدام الطريقة المناسبة طبقاً لما هو متفق عليه تعاقدياً.
هيكل ومحتويات المطالبة (Claim)
لتقديم مطالبة فعالة، يجب أن تتبع هيكلاً منظماً ومحتويات واضحة:
ترتيب ومحتويات المطالبة
- أولاً: فهرس المطالبة: يتم وضع فهرس واضح للمطالبة المقدمة.
- ثانياً: عناوين الفقرات والأحداث: يتم توضيح عناوين بأهم فقرات المطالبة وأحداثها (Claim Events).
- ثالثاً: خصائص المشروع وتأثير المطالبة: يتم وضع خصائص المشروع التعاقدية (مثل مدة المشروع، تاريخ بدايته ونهايته)، ونتائج تأثير المطالبة على المدة الإجمالية المخطط لها مسبقاً.
- رابعاً: سرد الأحداث: يتم سرد الأحداث (Events) بشكل منفصل، مع توضيح الحدث، وإرفاق الخطابات الداعمة، والفقرات التعاقدية ذات الصلة بالحدث أو المطالبة، وتأثير الحدث على الجدول الزمني منفرداً.
- خامساً: الجداول الزمنية المرفقة: بعد توضيح جميع أحداث المطالبة بشكل منفصل، يتم إرفاق الجدول الزمني المعتمد من البداية (Baseline)، وإرفاق الجدول بعد التأثير (Impacted Program).
- سادساً: الخطابات الداعمة: إرفاق صور من جميع الخطابات الداعمة لكل الأحداث المذكورة سابقاً.
أقصى عدد مستويات WBS في المشروع
لا توجد قاعدة ثابتة لعدد مستويات هيكل تقسيم العمل (WBS) التي يمكن مقابلتها في المشروع. يختلف هذا العدد بناءً على تفاصيل المشروع نفسه، بالإضافة إلى المتطلبات المحددة في الجدول الزمني.
مستويات WBS الشائعة
الشائع في معظم المشروعات الإنشائية يتراوح بين 5 إلى 9 مستويات من WBS.
العناصر ذات المهل الزمنية الطويلة (Long Lead Items)
تُعتبر أي عناصر تتطلب مدد زمنية كبيرة للتوريد “عناصر ذات مهل زمنية طويلة” (Long Lead Items).
أمثلة شائعة في المشاريع الإنشائية
الشائع في المشروعات الإنشائية هو معظم عناصر الأعمال الميكانيكية والأعمال الكهربائية أيضاً، حيث يتم استيرادها غالباً من الخارج وتتطلب فترات توريد طويلة.
طرق حساب تكاليف البنود وأنواع التكاليف المختلفة
لحساب التكاليف في المشروع، توجد طرق متعددة، والطريقة الأكثر دقة وشيوعاً هي حساب الخامات والمصنعيات وكذلك الإهلاكات، مع الأخذ في الاعتبار سعر الوحدة، معدلات الأداء، والهالك.
أنواع التكاليف الشائعة:
أنواع التكاليف
- التكاليف المباشرة (Direct Costs)
- التكاليف غير المباشرة (Indirect Costs)
- التكاليف الثابتة (Fixed Costs)
- التكاليف المتغيرة (Variable Costs)
- تكاليف الصيانة والتشغيل (Maintenance and Operating Costs)
- التكاليف الغارقة (Sunk Cost)
- التكلفة التخريدية (Salvage Value)
- تكاليف الإهلاك (Depreciation Costs)
استخدامات الانحدار الخطي (Linear Regression) في التحكم بالمشاريع
الانحدار الخطي (Linear Regression) هو إحدى الطرق الإحصائية التي لها العديد من الاستخدامات في مجال التحكم بالمشاريع:
تطبيقات الانحدار الخطي
- التحكم في الوقت: عن طريق قياس الانحرافات ومعاملات الارتباط للنتائج والنسب المئوية (Correlation).
- التكاليف: يستخدم في تحليل وتقدير التكاليف.
- تقييم المخاطر: له استخدامات في حسابات وتقييم المخاطر بالمشروع (Risk).
المستندات الأساسية لمهندس مراقبة التكاليف
كمهندس متابعة وتحكم للتكاليف، يجب أن تتوفر لديك المستندات التالية لضمان فعالية عملك:
هيكل تقسيم التكلفة (CBS)
Cost Breakdown Structure (CBS)
تحليل التكلفة (CA)
Cost Analysis (CA)
تحميل التكلفة (CL)
Cost Loading (CL)
تقارير التقدم (يومي، أسبوعي، شهري)
Daily, Weekly and Monthly Progress Report
أمر الشراء (PO)
Purchase Order (PO)
كميات المخزون (SQ)
Stock Quantities (SQ)
ورقة مقارنة العروض (QCS)
Quotation Comparison Sheet (QCS)
ورقة المورد الموصى به (RSS)
Recommended Supplier Sheet (RSS)
تقرير تشغيل الآلات (MOR)
Machine Operating Report (MOR)